Inrichten contract- en leveranciersmanagement voor DPC

Significant heeft voor Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het Ministerie van Algemene Zaken het contract- en leveranciersmanagement ingericht en de daarvoor gebruikte methode samen met DPC naar een hoger niveau doorontwikkeld.

DPC voert als inkoopuitvoeringscentrum (IUC) de aanbestedingen van communicatiediensten uit voor het Rijk. Bij het uitvoeren van deze taak hoort ook het zorgdragen voor contract- en leveranciersmanagement (CLM). DPC heeft Significant gevraagd om op basis van een aantal inkoopmodellen (de Kraljic matrix, account portfolio en confrontatiematrix) het CLM in te richten en verder te professionaliseren. Samen met DPC hebben wij deze methode doorontwikkeld om te komen tot een gestandaardiseerde en werkbare aanpak voor doeltreffend contractmanagement. De methode bestaat uit het classificeren van de leveranciers en het bepalen van de contractmanagementstrategieën.

Classificatie van de leveranciers
DPC is een organisatie met veel leveranciers. De ene leverancier is belangrijker voor DPC dan een andere. Het doel van de classificatie is om de mate van importantie van de leveranciers voor de organisatie te bepalen, zodat er een strategische afweging gemaakt kan worden over het type relatie tussen opdrachtgever en leverancier. Dit bepalen wij door per leverancier een score toe te kennen op basis van vooraf bepaalde criteria.

De Kraljic matrix, account portfolio en confrontatiematrix vormen een gedegen basis voor classificatie, maar zorgen niet voor één overzichtelijke classificatie van de leveranciers. Daarnaast ontbreken bij deze drie matrices diverse criteria die voor een publieke organisatie als DPC ook relevant zijn. We hebben de matrices samen met de contractmanagers ingevuld en we zijn gezamenlijk nagegaan wat aanvullende belangrijke criteria zijn voor het aansturen van hun leveranciers. Zo hebben we één geïntegreerd model ontwikkeld dat in het kader van contractmanagement aandacht besteed aan al deze relevante criteria. Gezamenlijk bepalen die criteria hoe DPC een leverancier classificeert. De optelsom van deze criteria vertaalt zich naar één overzicht met daarin drie typen leveranciers: basisleveranciers (moeten vooral leveren wat is afgesproken), contractleveranciers (kunnen bijdragen aan een efficiënte bedrijfsvoering of het verbeteren van de dienstverlening) en kernleveranciers (hebben substantiële invloed op het primaire proces en het dienen van het politiek belang). Doordat de contractmanagers de leveranciers indelen in drie groepen, kunnen zij efficiënter en gerichter hun tijd en energie verdelen over alle leveranciers.

Contractmanagementstrategieën
Vervolgens hebben we voor elk type leverancier een basisstrategie ontwikkeld en een stappenplan uitgewerkt voor het bepalen van de uiteindelijk te voeren contractmanagementstrategie. Het stappenplan bestaat uit een aantal vragen die de contractmanager voor elke leverancier moet beantwoorden. De vragen sluiten enerzijds aan op het type leverancier en gaan anderzijds in op de positie van de leveranciers in de Kraljic matrix, de account portfolio en de confrontatiematrix. Hierdoor heroverweegt de contractmanager de basisstrategie en scherpt deze verder aan op basis van de positionering in de gebruikte inkoopmodellen. Aandachtspunten zijn Besturing, Proces en Prestatie. Onderdelen van de strategie zijn bijvoorbeeld het aantal leveranciers, de intensiteit van overleg, het overlegniveau, risicobeheersing en de vorm van samenwerking. Het toepassen van het stappenplan door alle contractmanagers leidt tot een meer gestructureerde werkwijze. Kennisdeling tussen contractmanagers en professionalisering van de werkwijze worden hierdoor gestimuleerd.

Samenvatting
We hebben samen met DPC een gestandaardiseerde aanpak ontwikkeld voor doeltreffend contractmanagement in het publieke domein, met ruimte voor maatwerk. Door de criteria die worden gebruikt bij het classificeren mede bepalend te laten zijn bij de totstandkoming van de contractmanagementstrategieën, ontstaat een zeer robuust model. “Deze doorontwikkelde methode heeft DPC veel inzicht gegeven in hoe de aanpak van contractmanagers kan worden gestructureerd en geprofessionaliseerd”, aldus DPC. Door deze methode periodiek uit te voeren, bijvoorbeeld als onderdeel van de aanbestedingsfase, blijft de inkoopportfolio actueel en blijven de contractmanagementstrategieën aansluiten op de praktijk.

Significant
Thorbeckelaan 91
3771 ED Barneveld
T
+31 342 40 52 40
E
info@significant.nl
BTW
NL811394529B01