De aanschaf of vervanging van een EPD-systeem, vaak in combinatie met een ZIS (ziekenhuisinformatiesysteem), heeft betrekking op vrijwel alle dagelijkse werkzaamheden in een ziekenhuis.
In 2007 ondersteunde Significant al het LUMC en het UMC Utrecht bij de aanschaf van hun EPD-systeem. In 2011 is door het AMC (in samenwerking met het VUmc) en het UMCG (in samenwerking met Erasmus MC) Significant ook gevraagd te ondersteunen bij de aanschaf van hun EPD-systeem. Projecten waar Significant graag haar tanden in zet.
Een dergelijke aanschaf, uitgevoerd door middel van een Europese aanbesteding, staat uiteraard niet op zichzelf. In vrijwel alle gevallen maakt de aanschaf van een EPD-systeem deel uit van een grootschalig (verander)programma. Want wil iedereen eigenlijk wel een nieuw systeem? Wat betekent het systeem voor de huidige werkwijzen? En hoeveel tijd kost het om iedereen weer opnieuw te leren werken met het systeem? Wat gebeurt er met de oude systemen en data? Werkt het systeem met DOT of parallel nog met DBC’s? Hoe zit het met bescherming van patiëntgegevens?
Allemaal vragen die al in een vroeg stadium de revue zullen passeren en die cruciaal zijn om alle neuzen in dezelfde richting te krijgen. En dan nog zullen er vragen zijn die nog niet beantwoord kunnen worden. Hoe beter een dergelijk programma en verandering wordt voorbereid, hoe eenvoudiger het is om duidelijk te definiëren wat je als ziekenhuis van de markt verwacht. Significant ondersteunt en begeleidt dit aanbestedingsproces van A tot Z.
Zo helpen wij bij de totstandkoming van een aanbestedingsstrategie die past bij de organisatiedoelstellingen, bij het opstellen van een gedegen en functioneel Programma van Eisen, wij adviseren over welke selectie- en gunningcriteria leiden tot de gewenste marktpartij en wij stellen de benodigde aanbestedingsdocumenten op (offerteaanvraag, prijsmodellen, SLA’s, et cetera). Indien gewenst voeren wij ook het projectmanagement en procesbegeleiding voor u uit.
Tot slot ben je er met het afsluiten van een contract nog niet. Juist na ondertekening van het contract, blijkt vaak dat er verschillen zijn in gecreëerde verwachtingen, zowel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar ook bij medewerkers/afdelingen van de opdrachtgever. Daarnaast staat de wereld niet stil, dus het
EPD-systeem ook niet. Hoe zorg je er nu voor dat het EPD-systeem periodiek weer wordt aangepast of uitgebreid, zonder in de clinch te komen met de leverancier? Het organiseren van professioneel contract- en leveranciersmanagement is daarvoor het meest geëigende middel. Significant heeft hiervoor een doeltreffende en pragmatische aanpak in huis, die zich in de praktijk bewezen heeft.