Inkoopverbeterprogramma I€OON bij de gemeente Eindhoven

De gemeentelijke inkoopfunctie in een driejarig verbeterprogramma op een hoger niveau gebracht

In 2003 heeft de Rekenkamer van de gemeente Eindhoven geconstateerd dat het met de inkoopfunctie niet erg goed gesteld is. Medio 2007 constateert diezelfde Rekenkamer dat de organisatie de inkoopfunctie prima op orde heeft gekregen. Significant speelde hierin een wezenlijke rol.

"Eindhoven op inkoopgebied koploper"

Van de gemeenten waar Ernst & Young accountant is, is Eindhoven koploper op het gebied van de inkoopfunctie. Deze gemeente behoort tot de best georganiseerde gemeenten van Nederland.

(Externe accountant) Ernst & Young, toelichting op een onderzoek, oktober 2007

In 2003 heeft de Rekenkamer van de gemeente Eindhoven een onderzoek naar het functioneren van inkoop binnen de gemeente uitgevoerd. De Rekenkamer heeft daarbij geconstateerd dat:

Er besparingen mogelijk waren door de enorme versnippering bij inkoop te verminderen
De professionaliteit van inkoop kon worden verhoogd
De gebrekkige inkoopinfrastructuur kon worden verbeterd
De rechtmatigheid van inkoop diende te worden verbeterd

Begin 2004 heeft de ambtelijke top van de gemeente ons gevraagd om mee te helpen een Plan van Aanpak op te stellen voor de verbetering van de inkoopfunctie. Hierbij hebben wij de eindsituatie op hoofdlijnen beschreven (inhoud) en de weg naar die eindsituatie (proces). Het ging hier om een veranderprogramma waarvan de hoofdlijnen bekend zijn, maar er nog heel veel moet worden uitgewerkt met grote betrokkenheid van medewerkers van de gemeente. Daarom hebben wij bij het opstellen van het Plan van Aanpak nadrukkelijk aandacht besteed aan de acceptatie door én het draagvlak bij de leden van het Gemeentelijk Management Team (GMT).

Het Plan van Aanpak is in de zomer van 2004 geaccordeerd door GMT en College en heeft geleid tot het starten van het inkoopverbeterprogramma I€OON. Dit programma kreeg als doel mee om:

De professionaliteit van de inkooporganisatie te verhogen tot niveau 3 in het Purchasing Excellence programma van de NEVI
De doelmatigheid van inkoop te verhogen waarbij binnen ieder inkooppakket tenminste 80% bij de grootste drie leveranciers wordt ingekocht
De rechtmatigheid van de inkopen voor 100% aan de wettelijke vereisten te laten voldoen

Sinds de accordering van het Plan van Aanpak ondersteunen wij de gemeente Eindhoven vanuit een rol als programmamanager. Hierbij geven we sturing aan alle aspecten die bij dit veranderingstraject horen, zoals de aanleg van communicatiekanalen (van Raad tot en met medewerker), het initiëren van alle benodigde projecten en het verkrijgen van de benodigde ‘resources’. Onze ondersteuning is ontwikkelingsgericht, waarbij de nadruk ligt op uitvoering door medewerkers van de gemeente zelf.

Het programma I€OON is er vanaf het begin op gericht geweest om te eindigen per december 2007. Een apart programma zou dan niet meer nodig moeten zijn om systematische verbeteringen binnen de inkoopfunctie door te voeren. In september 2007 onderschrijven de verschillende politieke partijen het succes van het programma. Hoewel het programma aanzienlijke financiële voordelen heeft opgeleverd, is volgens de gemeente "de belangrijkste winst de organisatorische verbetering en de mentaliteitsverandering. Het programma mag worden beëindigd, maar inkoop blijft een onderwerp dat structureel op de agenda staat.”