Imtech's 'Year of Procurement'

Imtech is een Europese technische dienstverlener met bijna 18.000 medewerkers, een omzet van circa 3 miljard euro en een inkoopvolume van 1,5 miljard euro. Medio 2005 wilde Imtech haar inkoopfunctie op een structureel hoger niveau brengen. Om die doelstelling te realiseren, is een procurement assessment in de verschillende Europese landen uitgevoerd. Dat procurement assessment heeft geleid tot een concreet verbeterprogramma dat in 2006, onder de vlag van ‘Year of Procurement’, is opgestart. De mindset van het verbeterprogramma was duidelijk: 10% besparing op de TCO. Alleen met zo’n mindset kan er echt worden veranderd.

Het procurement assessment, dat medio 2005 door ons is opgestart, richtte zich met name op twee aspecten:

• Hoe wordt de inkoop uitgevoerd?
• Wat zijn de competenties van de inkooppopulatie?

Om te beoordelen hoe de inkoop werd uitgevoerd, hebben wij gebruik gemaakt van het MSU-model. Dit MSU-model beschrijft inkoop met behulp van 14 inkoopprocessen, waarbij voor elk inkoopproces 10 niveaus zijn onderscheiden. Voor de verschillende divisies en landenorganisaties binnen Imtech is door ons vastgesteld op welk niveau elk inkoopproces plaatsvond. Zo ontstond een duidelijke foto van de inkoop, per divisie, per landenorganisatie en voor Imtech als geheel. Om te beoordelen wat de competenties van de inkooppopulatie zijn, hebben wij gebruik gemaakt van een competence set, die verschillende competenties onderscheidt. Elke competentie kan daarbij op 4 niveaus worden uitgeoefend. Voor de gehele inkooppopulatie zijn de competenties beoordeeld en zijn vervolgens analyses uitgevoerd op basis van inkoopfuncties. Zo kon per inkoopfunctie worden vastgesteld welke competenties op dat moment aanwezig waren.

Eind 2005 – bij de afronding van het procurement assessment – is het jaar 2006 uitgeroepen tot ‘Year of Procurement’. Een verbeterprogramma voor de inkoopfunctie van Imtech is toen opgesteld, dat enerzijds diverse inkoopprocessen op een structureel hoger niveau moest brengen en anderzijds besparingen moest realiseren op bepaalde delen van het inkoopvolume. Binnen dat verbeterprogramma zijn begin 2006 vijf projecten opgestart: drie korte termijn projecten om besparingen te realiseren en twee lange termijn projecten. Wij hebben ons daarbij hoofdzakelijk gericht op de twee lange termijn projecten. Het eerste lange termijn project hield zich bezig met het verbeteren van de inkooporganisatie binnen Imtech, gericht op duidelijker taakverdelingen, meer governance en meer (internationale) samenwerking. Het tweede lange termijn project concentreerde zich op het vaststellen, selecteren en implementeren van de benodigde tools om professioneel in te kunnen kopen (tools voor contract management en procurement intelligence). Op dit moment zijn deze tools geselecteerd en wordt de implementatie ervan voorbereid.