Het Korps landelijke politiediensten voert politietaken uit die een specialistisch karakter hebben of een bijzondere organisatie vergen. Het zijn taken die de grenzen van de politieregio’s overschrijden, of een landelijk of internationaal belan
De organisatie telt ruim vijfduizend medewerkers die allemaal vanuit hun eigen specialisme en expertise bijdragen aan de veiligheid van de samenleving. Significant werd gevraagd om inkoop van het KLPD te stroomlijnen. Het KLPD heeft dertien uitvoerende diensten, zoals de Dienst Verkeerspolitie of de Dienst Nationale Recherche. In zo’n complexe en veelzijdige organisatie is het niet eenvoudig centrale greep te houden op het inkoopgedrag. Iedere uitvoerende dienst of centrale stafdienst heeft een eigen mandaat om (inkoop)budget te besteden. En dat is lastig wanneer de ‘rechtmatigheid’ (naleving van Europese regelgeving) van die inkoop ter discussie wordt gesteld.
Het KLPD constateerde eind 2005 dat de handhaving van het bestaande inkoopbesturingsmodel (decentrale mandaten voor inkoop, met hooguit enige coördinatie op de inkoopportfeuilles voor ICT, Huisvesting en Facilitair) onwenselijke risico’s in de bedrijfsvoering opleverde. Het ging hierbij vooral om de rechtmatigheid van de inkopen, maar ook om de doelmatigheid en doeltreffendheid ervan.
In samenwerking met onze adviseurs heeft het KLPD vanaf begin 2006 het ‘Project Verwerving’ gestart. Na de uitvoering van een analyse van de knelpunten hebben we een integraal Plan van aanpak opgesteld voor het oplossen van deze knelpunten. Kern van de gekozen oplossingsinrichting was het invoeren van een nieuw concept voor inkoopbesturing op basis van het besturingsconcept ‘categoriemanagement’. Het resultaat van het project is dat het eigenaarschap van het probleem van het maken van tijdige afweging over aanbestedingsplicht werd gelegd bij degene die de inkoopvraag beïnvloedt: het Diensthoofd met inkoopbudget. Dit betekende een grote breuk met het verleden waarin de inkoopafdeling van het Facilitair Bedrijf verantwoordelijk gehouden werd voor rechtmatigheidsproblemen, terwijl zij het ontstaan ervan niet kon beïnvloeden.
Wij hebben het KLPD in de loop van 2006 en 2007 ondersteund met alle facetten van strategiebepaling, keuze besturingsmodel, ontwerp en implementatie van de nieuwe inkooporganisatie. In de loop van 2007 is onze betrokkenheid teruggebracht tot een vorm van ‘organisatiecoaching’ op afstand, waarbij de veranderingen gedragen worden door eigen medewerkers, maar we als adviseur toch betrokken en gecommitteerd blijven aan de uitvoering van onze adviezen.