Doel van de aanbesteding was om een hoofdovereenkomst te sluiten met één producent voor 6 jaar, met een optie tot verlenging met nog eens 4 jaar voor de productie en bekendmaking van alle officiële publicaties (zo’n 6,8 miljoen pagina’s per jaar!) van de Nederlandse overheid. Denk daarbij aan de Rijksbegroting, de bekende kamerstukken, maar ook wetten, AMvB’s, gerechtelijke bekendmakingen en onderzoekscommissie rapporten. Een belangrijke complexiteit zat hem in de diversiteit aan deelnemers (Ministeries en Kamers der Staten Generaal) aan de aanbesteding. Iedere deelnemer aan de hoofdovereenkomst zou een eigen deelovereenkomst met de producent gaan sluiten waarin specifieke afspraken zouden worden opgenomen. Zo stelt het Ministerie van Financiën ten aanzien van de Rijksbegroting (een hectisch en projectmatig proces, verbonden aan zeer strenge geheimhouding) hele andere eisen dan het Ministerie van Binnenlandse Zaken (bijvoorbeeld voor ‘routinematige’ bekendmakingen van vergunningen en ruimtelijke plannen). Dit resulteerde in een Programma van Eisen dat recht deed aan deze diversiteit en op maat gemaakte kwaliteitsafspraken (service levels). Zeker geen compromis.

Een andere belangrijke complexiteit zat hem in de aard en omvang van de opdracht zelf: De aan te besteden opdracht was uniek. Ieder land in de EU heeft zijn eigen soort officiële publicaties waarbij over het algemeen één leverancier per land verantwoordelijk is voor de afhandeling van officiële publicaties. De Staat had tot dusver alleen met Sdu Uitgevers gewerkt (de voormalige staatsdrukkerij). De gebouwde systemen en overeengekomen processen waren daardoor sterk geënt op de organisatie van Sdu Uitgevers. Het was onbekend of andere potentiële leveranciers over sterk afwijkende processen en systemen zouden beschikken De Staat had door de unieke werkzaamheden geen of beperkte ervaring met vergelijkbare migratie trajecten (in het geval dat naar een andere leveranciers zou worden overgegaan) Er was behoefte om potentiële leveranciers vroegtijdig zoveel mogelijk informatie verschaffen, zodat zij zich goed konden voorbereiden op het indienen van een inschrijving. Daardoor is gekozen voor het volgen van een concurrentiegerichte dialoog. Deze concurrentiegerichte dialoog heeft voor de Staat geresulteerd in een betere vraagstelling, verkenning van verschillende oplossingen en de synergie daartussen, bespreking van diverse service levels en prijsmodellen. Dit heeft bijgedragen aan de hoge kwaliteit van de ontvangen inschrijvingen. Het resultaat voor de potentiële leveranciers was dat zij meer initiatief konden tonen, een hoge mate van betrokkenheid hebben ervaren en vooral een beter begrip en eenzelfde interpretatie van de relevante documenten (zoals het Programma van Eisen, de offerteaanvraag, de Service Level Agreement en de hoofdovereenkomst) kregen.

ICTU was namens de deelnemers/opdrachtgevers gemandateerd als opdrachtnemer voor het uitvoeren van deze aanbesteding. ICTU heeft op haar beurt beroep gedaan op Significant voor het leveren van de inkoop- en aanbestedingsexpertise. Een betrokkenheid van ruim een jaar met als resultaat een definitieve gunning aan de leverancier met de economisch meest voordelige inschrijving: Sdu Uitgevers.